Experimentierräume in der agilen Verwaltung (AgilKom)

Das Projekt "AgilKom" zielt darauf ab, Veränderungsprozesse von Verwaltungen, die sich im Rahmen des digitalen Wandels der Arbeitswelt vollziehen, mit sozialen Innovationen zu verbinden. Es werden Innovationslabs eingerichtet, um innovative Lösungen im Handlungsfeld "Lernen und Arbeiten als integratives System" zu erproben. Methoden der agilen Organisation werden für die Verwaltung adaptiert und eingesetzt. Die Ergebnisse der Erprobung sollen Impulse und Best-Practice-Beispiele für Kommunen sowie für Bundes- und Landesbehörden liefern.

Projektträger FOM Hochschule für Oekonomie & Management gemeinnützige Gesellschaft mbH, Essen  
Wissenschaftliche Projektpartner Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg, Institut I – Bildung, Beruf und Medien, Magdeburg  
Projektpartner aus der Praxis Kreis Soest und Personalrat des Kreises Soest, Soest; Stadt Essen und Personalrat der Stadt Essen, Essen; Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft, Berlin; Deutscher Landkreistag, Dezernat II, Berlin  
Branche Öffentliche Verwaltung/Public Management  
Zielgruppe Organisationen des öffentlichen Sektors, öffentliche Verwaltungen  
  • Projektziel

    Der digitale Wandel der Arbeitswelt beeinflusst auch die Arbeitsprozesse in öffentlichen Verwaltungen. Das Projekt "AgilKom" zielt darauf ab, mit betrieblichen Lern- und Experimentierräumen Lösungen zur Bewältigung technologischer und organisationaler Veränderungsprozesse für die öffentliche Verwaltung zu erproben. Es werden Gestaltungsansätze entwickelt und erprobt, die eine erhöhte Flexibilität und Effizienz der öffentlichen Verwaltung ermöglichen. Dabei werden strukturelle und gesetzliche Rahmenbedingungen identifiziert, die die Agilität im öffentlichen Sektor fördern oder hemmen. Zudem wird das Projekt Erkenntnisse liefern, welche zentralen Prinzipien der agilen Organisation auf den öffentlichen Sektor übertragen werden können.

  • Drei Fragen an Prof. Dr. Gottfried Richenhagen

    Was soll mit dem Projekt "AgilKom" erreicht werden? Mit welchen Methoden arbeitet man dafür im Experimentierraum und wer sind die Partner auf kommunaler Ebene, die sich in besonderem Maße für das Vorhaben engagieren? Prof. Dr. Gottfried Richenhagen, wissenschaftlicher Direktor am Institut für Public Management (ifpm) der FOM Hochschule und Leiter des Projektes "AgilKom", antwortet darauf im Interview.

  • Öffentliche Verwaltung in der Zukunft

    Die öffentliche Verwaltung in Deutschland muss sich weiterentwickeln – Digitalisierungsprozesse beschleunigen dies. Um den zukünftigen Ansprüchen aller gerecht zu werden, wollen wir evidenzbasierte und praxistaugliche Lösungsansätze entwickeln.

    Prof. Dr. Michael Dick, Institut für Berufs- und Betriebspädagogik (IBBP), Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg

  • Aktueller Stand im Projekt (vierte Projektphase)

    Erfahrungen während der Coronavirus-Pandemie

    Einen Fokus der vierten Projektphase bildete der Umgang mit der Corona-Pandemie. Die Praxispartner*innen mussten innerhalb kurzer Zeit organisatorische und technische Herausforderungen bewältigen, z. B. die Bereitstellung von IT-Infrastruktur für mobiles Arbeiten. Doch es zeigte sich: Viele der neuen Arbeitsweisen, die aufgrund der Pandemie eingeführt wurden, haben sich bewährt und sollen beibehalten werden. Das war auch die Erkenntnis eines virtuellen World-Cafés im Rahmen des digitalen Zukunftskongresses Staat und Verwaltung, an dem AgilKom teilgenommen hat. In der Diskussion mit über 40 Expert*innen aus der Verwaltung wurde deutlich, dass die virtuelle Zusammenarbeit bei einem Teil der Aufgaben zielführend ist – während bei bestimmten Aspekten wie der gemeinsamen Erarbeitung von Innovationen oder bei konfliktbehafteten Themen nach wie vor die persönliche Interaktion geschätzt wird. Um die Erfahrungen während der Krise systematisch zu reflektieren, hat das Projekt AgilKom darüber hinaus eine Handlungsempfehlung zum Einsatz des agilen Instruments der Retrospektive für die öffentliche Verwaltung erarbeitet. Sie ermöglicht, dass Arbeitsgruppen die Zusammenarbeit, getroffene Entscheidungen und die erzielten Ergebnisse kritisch hinterfragen und bewerten können. 

    Zwischenbilanz zum agilen Arbeiten im Kreis Soest

    Im Kreis Soest wurde mithilfe von qualitativen Interviews erfragt, wie sich die bisher im Projekt durchgeführten Workshops und Schulungen zu agilen Arbeitsweisen auswirken. Zusätzlich wurde erhoben, welche Auswirkungen die Corona-Situation auf die Mitarbeitenden in der Verwaltung hat und wie agiles Arbeiten hier helfen kann. Die Ergebnisse zeigen, dass die durchgeführten Maßnahmen bereits zu Veränderungen bei den Beschäftigten geführt haben: Das Interesse an den Themen Agilität und Digitalisierung ist gestiegen. Ein Teil der Teilnehmenden berichtet, dass sie agile Methoden im Tagesgeschäft anwendet oder erprobt. Gleichzeitig wurde aber auch deutlich, dass der Prozess weiterhin aktiv begleitet werden sollte, um ihn kontinuierlich weiterzuentwickeln. Bei einem virtuellen Projekttreffen wurden die Ergebnisse der Evaluation vorgestellt, diskutiert und nächste Schritte abgeleitet. Geplante Maßnahmen sind ein Train-the-Trainer-Konzept, niederschwellige On-the-Job-Maßnahmen, um bestehende Routinen zu begleiten, sowie die Ergänzung von agilen Elementen bei etablierten Formaten wie z. B. der Personalversammlung.

  • Dritte Projektphase

    Einsatz von Kanban und Design Thinking - Erste Praxiserfahrungen mit agilen Methoden

    Das Projekt „AgilKom“ hat zwei Kommunalverwaltungen erfolgreich an die Arbeit mit agilen Methoden herangeführt. In Methoden-Workshops für verschiedene Abteilungen der beiden Praxispartner*innen im Projekt – der Kreis Soest und die Stadt Essen – wurden die Arbeitsweisen „Kanban“ und „Design Thinking“ praktisch angewandt.

    Bei Kanban werden die einzelnen Arbeitsschritte mithilfe eines physischen Boards oder virtuell mit einem digitalen Tool dargestellt. Dabei werden die Aufgaben, die durch das Team bearbeitet werden, geclustert und visualisiert („to do“, „doing“, „done“). Auch wenn Kanban nicht per se als agile Methode zu definieren ist, ordnet sie sich dem Wertekanon von Agilität und den agilen Prinzipien ein. Somit ist sie in einem agilen Werkzeugkoffer häufig vorzufinden. Ein großer Vorteil ist, dass Kanban niederschwellig eingeführt werden kann. Es schafft Transparenz für Führungskräfte und Mitarbeitende, verbessert die Kommunikation und hilft, Arbeitsaufgaben in einem planbaren Tempo abzuarbeiten sowie Arbeitsprozesse kritisch zu hinterfragen. Zudem werden Mitarbeitende befähigt, diese mitzugestalten und zu verbessern. Die Praxispartner*innen konnten mit dieser Methode erste Erfolge verbuchen.

    Als weitere Methode lag Design Thinking im Fokus. Bei den Praxispartner*innen im Projekt findet es als „Service Design“ Anwendung. Im Rahmen der Workshops und Abstimmungsprozesse hat sich gezeigt, dass sich diese Methode besonders eignet, um Verwaltungsprozesse interdisziplinärer zu gestalten und die Perspektive der Bürger*innen bei der Gestaltung der Verwaltungsdienstleistungen stärker in den Mittelpunkt zu rücken. Im Projekt analysieren die Praxispartner*innen daher einzelne Kundenkontaktpunkte, z. B. auf der Homepage der Verwaltung, über das Serviceportal oder als direkter Kontakt mit den Sachbearbeiter*innen im Bürgeramt. Hierbei wird untersucht, welche Bedürfnisse die Kund*innen haben, aber auch welche Ansprüche die Mitarbeitenden und die Verwaltung als Ganzes an die einzelnen Prozesse stellen. Diese Analyse ist ein wichtiger Schritt zur Automatisierung von Verwaltungsaufgaben und den damit verbundenen Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes.

  • Zweite Projektphase

    Projektauswahl für die Experimentierräume

    In der zweiten Projektphase von „AgilKom“ wurden in verschiedenen Workshops geeignete Themen sowie Projekte beim Kreis Soest und der Stadt Essen identifiziert, die in den Experimentierräumen der Praxispartner und Praxispartnerinnen als Prototypen bearbeitet werden sollen. Die Stadt Essen wählte einen Teilprozess im Rahmen der Entwicklung eines digitalen Serviceportals aus. Der Kreis Soest identifizierte unterschiedliche Teilprojekte für den Experimentierraum, unter anderem im Bereich der Arbeitsorganisation und des Personalmanagements.

    Bei der Auswahl geeigneter Themen oder Projekte wurde auf die sogenannte Stacey-Matrix zurückgegriffen. Mithilfe dieser Matrix konnten in den Workshops die unterschiedlichen Projekte der Praxispartner und Praxispartnerinnen anhand ihrer Anforderungen und Lösungsansätze zur besseren Bearbeitung differenziert sowie sortiert werden. Die Zuordnung in der Matrix gab zudem Aufschluss über die zielführende Bearbeitung der Projekte mit geeigneten (agilen) Arbeitsformen und konkreten Methoden.

    Innovationsellipse

    Zudem wurde in der zweiten Projektphase eine „Innovationsellipse“ eingeführt. Dieses Workshopformat zielt darauf ab, die Beteiligten aus der Verwaltungspraxis und der Wissenschaft zusammenzuführen, um perspektivübergreifend innovative Ideen für die öffentliche Verwaltung zu diskutieren. Die erste „Innovationsellipse“ im Rahmen des Projekts fand Ende November 2019 am FOM-Hochschulzentrum in Essen statt. Neben der Projektleitung (FOM Hochschule), der Weiterleitungspartnerin (Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg) und den Praxisorganisationen im Projekt (Kreis Soest und Stadt Essen) waren auch Vertreter und Vertreterinnen der Stadt Bremen, Stadt Freiburg, Stadt Magdeburg, des Bundesverwaltungsamtes sowie des Erzbistums Köln und der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) vertreten. Im Fokus stand die Frage, welche Erfahrungen öffentliche Organisationen beim Einsatz agiler Arbeitsformen und Methoden gesammelt haben und welche Lernraten für andere Verwaltungen abgeleitet werden können. Auch berichteten die Teilnehmenden von ihren Erfahrungen mit der Methode des Design-Thinkings und wie diese genutzt werden kann, um Kunden und Kundinnen sowie Bürger und Bürgerinnen bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen mit einzubeziehen.

  • Erste Projektphase

    Herausforderungen im öffentlichen Sektor

    Die erste Projektphase von „AgilKom“ hatte zum Ziel, die Herausforderungen, mit denen öffentliche Organisationen im Rahmen des digitalen Wandels konfrontiert sind, zu identifizieren und analysieren. Die Digitalisierungsagenden der beteiligten öffentlichen Organisationen - Stadt Essen und Kreis Soest - umfassen komplexe Projekte, sie resultieren unter anderem aus den Anforderungen des Online-Zugangsgesetzes. Dies bezieht sich insbesondere auf die Digitalisierung von Serviceleistungen für Bürgerinnen und Bürger. Daneben werden weitere Themen, wie die Pilotierung und Erprobung neuer Zugangssysteme zum öffentlichen Personennahverkehr, die Bereitstellung von Open-Data-Plattformen oder die Implementierung der E-Akte vorangetrieben. Da in einzelnen Projekten und Teilprojekten agile Methoden des Veränderungsmanagements erprobt werden, bestand der erste Schritt in diesen Experimentierräumen zunächst darin, Methodenworkshops zu agilen Arbeitsformen (z. B. Design Thinking) durchzuführen.

    Insgesamt wurde im Verlauf des Projekts „AgilKom“ bereits deutlich, dass zur Umsetzung der Digitalisierungsprojekte auch eine Weiterentwicklung der Führungskultur erforderlich ist. Die partizipative Erarbeitung eines neuen Führungskonzepts mit Elementen der transformationalen und agilen Führung wird daher zukünftig ein inhaltlicher Schwerpunkt des Projekts sein.