Wissensmanagement 4.0: Neue Technologien ebnen den Weg

Alte Strukturen hinterfragen, Neues ausprobieren und dabei jede Menge Spaß haben – nach diesem Motto initiierte Pickert & Partner ein neues Wissensmanagementsystem für seine rund 50 Mitarbeitenden. Bereits seit vielen Jahren engagiert sich der Softwarehersteller in Forschungsprojekten, Arbeitskreisen und Verbänden, um Themen aus dem Bereich Arbeit 4.0 voranzutreiben. 2016 entschloss sich das Unternehmen nach einem Firmenzukauf, einen grundlegenden Veränderungsprozess einzuleiten. Das Ziel: Hierarchien abzubauen, agiles, eigenverantwortliches Arbeiten voranzutreiben und den Menschen stärker in den Fokus zu stellen. Gemeinsam mit seinen Mitarbeitenden suchte Pickert & Partner im Zuge dessen auch nach neuen Wegen des Wissensmanagements.

"Lift": Wissen mit Freude teilen

Im Sommer 2018 startete der Softwarehersteller das Projekt "Lift" (Lernen, informieren, mit Freude teilen), das durch das Programm "unternehmensWert:Mensch plus" (uWM plus) gefördert und durch einen Berater des Programms begleitet wurde. Ziel war es, Informationen und Wissen im Unternehmen mithilfe einfacher digitaler Tools besser zu verteilen und so klassische Kopfmonopole abzubauen. Ein sechsköpfiges Projektteam, bestehend aus interessierten Mitarbeitenden aller Unternehmensbereiche, hinterfragte klassische Strukturen und entwickelte gemeinsam mit den Beschäftigten neue Ansätze und Ideen für eine moderne Art der Wissensvermittlung, die befähigen und Spaß machen sollte. Über einen Lenkungskreis wurde die Geschäftsführung in den Prozess eingebunden.

Team entwickelt interaktive Wissensplattform

Auf technischer Seite baute das Team mithilfe der Software "Confluence" zunächst eine neue digitale Austauschplattform auf, die den Beschäftigten einen niedrigschwelligen und umfassenden Wissens- und Informationstransfer ermöglichen sollte. Mit dem System, welches automatisch archiviert, können alle Mitarbeitenden neben Texten, Bildern und Videos auch nützliche Arbeitsvorlagen erstellen, die dann allen Beschäftigten zur Verfügung stehen. Auch zum Teilen der Inhalte von Weiterbildungsangeboten sieht die Plattform einen eigenen Bereich vor. Dort stellt das Unternehmen Videos von internen Fortbildungen ein. Mitarbeitende haben nach externen Fortbildungen zudem die Möglichkeit, das Gelernte in einem eigenen Video zusammenzufassen und den Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus können sich die Beschäftigten Nutzerprofile anlegen und sich über gemeinsame berufliche Interessen und Fähigkeiten zur Zusammenarbeit vernetzen und austauschen.

Erfolgreiche Mobilisierung der Beschäftigten

Neben einer funktionierenden Technik ist die größte Herausforderung beim Wissensmanagement jedoch, die Mitarbeitenden dazu zu motivieren, die vorhandenen Tools zu nutzen. Vor dieser Hürde stand auch Pickert & Partner und setzte in seiner Strategie auf Transparenz, Mitbestimmung und kreativen Spaß.

Um möglichst viele Mitarbeitende aktiv einzubeziehen, überlegte sich das Projektteam verschiedene spielerische Ansätze. Bevor die Plattform an den Start ging, hängte es beispielsweise an einer Wand regelmäßig die "Frage der Woche" aus, die beispielsweise lautete: "Welches Wissen hat dir in den letzten Monaten gefehlt?" Die Beschäftigten konnten an der Pinnwand unmittelbar darauf antworten und der so gesammelte Input unterstützte das Team bei der inhaltlichen Konzeption der Plattform. In der Woche vor dem Go-live hängte das Team in den Räumlichkeiten des Unternehmens zudem kleine schwarze Kärtchen aus, um die Mitarbeitenden neugierig zu machen. Die Kärtchen verrieten, dass in einer Woche etwas passieren würde und die Mitarbeitenden an selber Stelle, wo sie die Karten gefunden hatten, noch einmal nachschauen sollten. Eine Woche später feierte das Unternehmen den Go-live mit Häppchen und Getränken. Unmittelbar nach der Vorstellung des Portals fanden die Beschäftigten dann an selber Stelle bunte Kärtchen vor. Diese enthielten neben einem Riegel Schokolade als Dankeschön auch kleine Arbeitsaufträge und baten den Empfänger, zu einem bestimmten Thema einen kurzen Wissensbeitrag für die neue Plattform zu schreiben. Auf diese Weise waren die Beschäftigten von Beginn an aktiv an der Befüllung der Plattform beteiligt. Die Aktion war sehr erfolgreich und motivierte viele Mitarbeitende, erste Beiträge zu verfassen.

Transparenz und Mitbestimmung

Seit dem Start der Plattform hält das Projektteam die Beschäftigten durch wöchentliche Blog-Beiträge über die Entwicklung des Wissensmanagements auf dem Laufenden. Jeder hat so die Möglichkeit, sich zu informieren, zu kommentieren und Einfluss auf den weiteren Prozess zu nehmen.

Regelmäßig kommen im sogenannten "Pils"-Meeting (Pils steht für Pickert Loop System), einem Informationsaustauschkreis, Vertreterinnen und Vertreter aus allen Bereichen des Unternehmens zusammen. Sie bilanzieren dann, wie viele aktuelle "Lift"-Beiträge ihr jeweiliger Bereich vorzuweisen hat, und spornen sich gegenseitig an. Mehrere Hundert Beiträge hat die Plattform inzwischen vorzuweisen.

Ein Experimentierraum mit Zukunft

Zwar endete die "uWM plus"-Förderung bereits im Winter 2018; das im Zuge dessen gebildete Projektteam arbeitet jedoch weiter und trifft sich nach wie vor einmal pro Woche. Zukünftig will das Team daran arbeiten, das interne und externe Weiterbildungsangebot weiter auszubauen und auch hierbei die Mitarbeitenden noch stärker einzubinden. Bald soll es beispielsweise eine neue abendliche Formatreihe – die sogenannte Wissensparty – geben, die Lernen, Geselligkeit und Spaß verbinden soll.

"unternehmensWert:Mensch plus"

Das Programm "unternehmensWert:Mensch plus" richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit weniger als 250 Beschäftigten, die sich im Rahmen betrieblicher Lern- und Experimentierräume mit dem Thema Digitalisierung beschäftigen möchten. Teilnehmende Unternehmen werden in einem strukturierten Prozess individuell von einer akkreditierten Unternehmensberaterin oder einem Unternehmensberater unterstützt. Das Programm wird vom Europäischen Sozialfonds und dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales finanziert. Weitere Informationen finden Sie unter: www.unternehmens-wert-mensch.de/uwm-plus.