Virtueller Roundtable mit Bianca Bauer

Wie sehen Arbeitsplätze in Zukunft aus? Und wie kann eine Arbeitsumgebung geschaffen werden, die flexibles Arbeiten ermöglicht und die die Mitarbeitenden motiviert, trotz orts- und zeitflexibler Arbeitszeit gern ins Büro zu kommen? Mit dem Wechsel der Deutschlandzentrale von Unterschleißheim nach München-Schwabing nahm sich Microsoft genau dieser Fragen an. Die Antwort: gewohnte Strukturen aufbrechen für ein komplett neues Arbeitskonzept – die „Smart Workspaces“.

Wie sie funktionieren und wie sich die Belegschaft bei einem solchen gewaltigen Wandel mitnehmen lässt, erklärte Bianca Bauer aus der Kommunikationsabteilung von Microsoft Deutschland und „Change Agent“ zur Einführung der „Smart Workspaces“. Sie stand den Teilnehmenden des virtuellen Roundtable am 3. September 2019 Rede und Antwort.

Hier finden Sie einige ausgewählte Fragen und Antworten:

  • Wie sieht ein „Smart Workspace“ ganz praktisch aus?

    Bianca Bauer: Bei der Gestaltung haben wir darauf geachtet, dass unsere „Smart Workspaces“ eine Stätte der Begegnung sind – ein Ort, an dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gern zusammenkommen und der sich perfekt nutzen lässt. Jeder Workspace hat vier Zonen: Die erste Zone ist die „Think Zone“, eine leise Zone mit großen Ohrensesseln zum Kreativsein und Nachdenken. Die nächste Zone ist die „Accomplish Zone“, eine ebenfalls leise Zone mit Schreibtischen, kleinen Trennwänden und technischer Ausstattung, z. B. zum Abarbeiten von E-Mails. Für gemeinsames Arbeiten gibt es die „Converse Zone“, hier darf im Team zusammengearbeitet werden – gern auch laut. Die vierte Zone ist die „Jam & Discuss Zone“. Sie kann beispielsweise dazu genutzt werden, einen Workshop oder eine teambildende Maßnahme durchzuführen. Alles in allem besteht unser Experimentierraum aus zwei leisen und zwei lauten Zonen, die sich bestenfalls gut ergänzen.

  • Der Workspace als „Stätte der Begegnung“ – warum ist das so wichtig?

    Bianca Bauer: Grundsätzlich haben wir bei Microsoft die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten. Aber manchmal besteht das Bedürfnis, sich direkt mit den Kolleginnen und Kollegen auszutauschen. Dieses Zusammenkommen, um Dinge persönlich zu entwickeln und in einem innovativen Umfeld auszuprobieren – genau das wollen wir mit unserem „Smart Workspace“ erreichen. Denn trotz der Flexibilisierung der Arbeitswelt ist es für uns wichtig, sich auch persönlich begegnen zu können.

  • Wie haben Sie im Change-Prozess die Mitarbeitenden einbezogen?

    Bianca Bauer: Interne Kommunikation ist wichtig. Wir haben ein soziales Netzwerk genutzt, in dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stetig Feedback geben und nachfragen konnten und wir aktiv unsere Fortschritte im Prozess gepostet haben. Eine Kollegin war etwa mit der Handykamera unterwegs und hat einmal in der Woche Baustellenvideos online gestellt, um den Fortschritt zu dokumentieren. Außerdem haben wir vor dem Umzug am alten Standort eine „Experience Area“ aufgebaut mit allen neuen Möbeln, Teppichen und sogar den Kaffeeautomaten. Hier haben sich die Abteilungen für eine Woche eingemietet, Probe gearbeitet und die neue Umgebung bewertet. Außerdem konnten die Mitarbeitenden darüber abstimmen, wie die neuen Räumlichkeiten heißen sollen, sodass wir uns heute in Räumen wie „Tokio“ oder „Köln“ treffen.

    Nachdem der „Smart Workspace“ dann aufgebaut war, gab es natürlich auch kleinere Hindernisse. Nur ein Beispiel: Neben den Waschbecken in den Toiletten fehlten Ablagemöglichkeiten für Handy oder Tasche. So etwas muss man nachbessern. Jetzt gibt es zwei Testtoiletten mit ausreichenden Ablagemöglichkeiten – und die Mitarbeitenden können über unser soziales Netzwerk abstimmen, welche ihnen besser gefällt und wo noch Optimierungsbedarf ist.

  • Wie wirken sich die Veränderungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit und die Attraktivität als Arbeitgeber aus?

    Bianca Bauer: Die Zufriedenheit unserer Beschäftigten ist sehr groß. Wir messen dies mit Mitarbeiterumfragen, zusätzlich gibt es gezielte Umfragen zum Arbeitsplatz an sich. Das führen wir jährlich bzw. halbjährlich durch. Daneben wandelt sich die Wahrnehmung von Microsoft als Arbeitgeber: Wir werden „cooler“. Dazu trägt natürlich unser „Smart Workspace“ bei, der eine breite Außenwahrnehmung erzeugt hat. Aber wir wandeln uns auch bei den Produkten und den Strukturen im Unternehmen. Alles zusammen bewirkt positive Bewerberzahlen.

  • Die Führungskräfte haben keine eigenen Räume mehr. Wie gehen sie mit den Neuerungen um?

    Bianca Bauer: Ohne die Führungskräfte geht Wandel nicht. Deshalb haben wir sie von Anfang an als Botschafterinnen und Botschafter gesehen. Es war immer klar, dass es keine separaten Workspaces für Führungskräfte mehr geben wird. Auch die Führungsebene war mit den Umgestaltungen einverstanden und hat die Transformation proaktiv unterstützt und gefördert. Dadurch ist eine viel freundschaftlichere Zusammenarbeit entstanden. Wir konnten Barrieren aufbrechen, die nicht vorhanden sein müssen.