Agilität: Entdecken, Lernen, Vernetzen

Digitalisierung bedeutet mehr Komplexität. Zugleich müssen IT-Produkte auf dem aktuellen Stand sein und immer schneller entwickelt werden. Das ist eine große Herausforderung für Dataport, Informations- und Kommunikationsdienstleister für öffentliche Verwaltungen in sechs norddeutschen Bundesländern. Die Lösung: Agilität. Denn, so die These: Selbstverantwortliche Beschäftigte entwickeln innovativere Produkte.

Unternehmenskultur im Wandel

Das Unternehmen mit Sitz in Altenholz entwickelt und produziert Soft- und Hardware für Ämter und Ministerien, unter anderem in den Bereichen Bildung, Justiz und Ordnungswesen. Um den veränderten Interessen der Bürgerinnen und Bürger Rechnung zu tragen, soll zum Beispiel das Stellen von Anträgen ganz unkompliziert online möglich sein. Agile Arbeitsmethoden wie Design Thinking helfen, solche Produkte ganz nah an der „Kundschaft“ der Behörde zu entwickeln und sie auf ihren konkreten Nutzen zu hinterfragen. Die Devise: Vorausdenken statt bloßes Abarbeiten.

Unterhalb des Vorstands formierte sich ein Patenteam aus den drei Vorstandsbereichen Lösungen, Technik und Ressourcen. Gemeinsam starteten sie im Jahr 2017 einen Veränderungsprozess, der zunächst unter dem Motto „Awareness und Erprobung“ stand. Es galt zu entdecken: Was bedeutet Agilität? Und an welchen Stellen bringt sie wirklichen Nutzen?

Resonanzgruppe als Raum für Ideen und Experimente

Dazu gründete das Unternehmen eine interdisziplinäre Resonanzgruppe bestehend aus Mitarbeitenden und Führungskräften, die sich für das Thema Agilität interessierten und zum Teil schon Erfahrungen damit gemacht hatten. Insbesondere im Bereich Softwareentwicklung gab es bei Dataport bereits Scrum-Master und gelebte agile Strukturen. Nach dem Schneeballsystem sprach der Personalbereich Menschen an, die wiederum selbst interessierte Kolleginnen und Kollegen einluden.

Ein Team aus 25 Personen arbeitete schließlich ein ganzes Jahr lang in zweimonatigen Abständen selbstverantwortlich in einem offenen Denk- und Diskussionsraum, auch mit Unterstützung von externen Expertinnen und Experten. Der Personalbereich moderierte die Treffen und bildete den Knotenpunkt zu Vorstand und Management. Erste Arbeitsergebnisse teilte die Resonanzgruppe im Intranet. Am Ende des Jahres standen die konkreten Ziele fest. Zum Beispiel: Die Softwareentwicklung findet bis 2019 zu 80 Prozent agil statt. Oder: Dataport braucht ein agiles Mindset.

Qualifizierungsinitiative: Agilität lernen

Die zweite Phase stand unter dem Motto „Lernen und in die Fläche gehen“ – also raus aus dem Silo, vernetzt denken und das Thema Agilität durch eine Qualifizierungsinitiative im ganzen Unternehmen platzieren. In Zusammenarbeit mit Personen aus der Resonanzgruppe sowie externen Beraterinnen und Beratern entwickelte der Personalbereich 2018 eine Veranstaltung für rund 300 Führungskräfte. Dort erlernten sie agile Haltungssätze und konnten diese sofort in Challenges anwenden und verinnerlichen, um später als Multiplikatorinnen und Multiplikatoren im eigenen Team aufzutreten. Wenige Monate später folgten Anschlusstermine – zur Klärung von Problemen und zur Sicherstellung des Erfolgs.

Auch für die Beschäftigten gab es freiwillige Orientierungsworkshops und Methodenschulungen, unter anderem zu Scrum, Kanban und agilem Projektmanagement. In der dritten Phase 2019 „Haltung (ver)lernen“ sollen dann weitere Angebote hinzukommen und die Teams durch agile Coaches unterstützt werden. Bei Dataport ist auch ein eigenes „Agile Center“ in Planung.

Mitarbeiterinitiativen: Agile Coffee und Co.

Vor allem aber ermutigt das Unternehmen Mitarbeitende immer wieder, selbst Verantwortung zu übernehmen und Projekte zu initiieren. Wer eine gute Idee hat, bekommt Freiraum und die nötige Expertise, um diese umzusetzen. Mit Erfolg: Beschäftigte organisieren regelmäßig einen sogenannten „Agile Coffee“, bei dem Problemstellungen aus dem Themenfeld der Agilität diskutiert werden. Es gab zudem schon einen Kinoabend zu Design Thinking und einige weitere Veranstaltungen.

Im Arbeitsalltag zeigen sich bereits positive Effekte: Führungskräfte können mehr Verantwortung abgeben, es gibt mehr abteilungs- und hierarchieübergreifende Zusammenarbeit und die Anmeldezahlen für Qualifizierungsangebote sind enorm gestiegen. Doch während sich die Kultur ständig weiterentwickelt, müssen sich die Arbeitswelten bei Dataport noch anpassen: Kommunikation, IT und Büroräume sind noch nicht auf agiles Arbeiten eingestellt. Hier will Dataport so schnell wie möglich nachziehen.